{"id":1075,"date":"2020-06-17T14:52:05","date_gmt":"2020-06-17T14:52:05","guid":{"rendered":"https:\/\/apachedigital.io\/?post_type=insight&p=1075"},"modified":"2021-05-31T15:10:04","modified_gmt":"2021-05-31T15:10:04","slug":"la-experiencia-de-apache-con-los-sistemas-de-informacion","status":"publish","type":"insight","link":"https:\/\/apachedigital.io\/en\/insight\/la-experiencia-de-apache-con-los-sistemas-de-informacion\/","title":{"rendered":"La experiencia de Apache con los sistemas de informaci\u00f3n"},"content":{"rendered":"\n

\u201cToda informaci\u00f3n es importante si est\u00e1 conectada a otra.\u201d Umberto Eco.<\/h3>\n\n\n\n

Las empresas son poseedoras de gran cantidad de informaci\u00f3n, datos, n\u00fameros y estad\u00edsticas, que muchas veces se quedan guardadas en un sistema, o en un simple informe, que por s\u00ed solo, no dice nada. Utilizamos varias aplicaciones y herramientas, que nos permiten realizar el trabajo del d\u00eda a d\u00eda, sacar informes puntuales, facturar, imputar horas, presentar impuestos, gestionar clientes, etc., pero a la hora de analizar toda la informaci\u00f3n que generamos en el d\u00eda a d\u00eda, se nos presenta el problema de c\u00f3mo integrar todos los sistemas de informaci\u00f3n (SI) que utilizamos, y los datos que generamos con los mismos\u2026<\/p>\n\n\n\n

Lo primero, vamos a definir, qu\u00e9 son los sistemas de informaci\u00f3n. Los SI son un conjunto de datos que interact\u00faan entre s\u00ed con un fin com\u00fan. Ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir informaci\u00f3n relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Estos sistemas, se clasifican en base a la pir\u00e1mide jer\u00e1rquica organizacional, seg\u00fan su funci\u00f3n, o el usuario final al que vayan destinados.<\/p>\n\n\n\n

Para no entrar en definiciones, ya que en este art\u00edculo quiero dar los nombre y t\u00e9rminos m\u00e1s comunes, del d\u00eda a d\u00eda empresarial en el entorno de las PYMES, la clasificaci\u00f3n de estos sistemas, se puede resumir en el siguiente gr\u00e1fico.<\/p>\n\n\n\n

\"Image<\/figure><\/div>\n\n\n\n

C\u00f3mo el esp\u00edritu inconformista e innovador de Apache se refleja tambi\u00e9n en los procesos internos.<\/h3>\n\n\n\n

Por norma general, cuando se crea una empresa, Startup o Pyme, lo m\u00e1s com\u00fan es que desde el inicio, se gestionan los datos y flujo de trabajo en hojas de c\u00e1lculos o diferentes herramientas sencillas para gesti\u00f3n de tareas, muy \u00fatiles por cierto, pero seg\u00fan va creciendo, se va generando la necesidad de controlar y abarcar m\u00e1s informaci\u00f3n, y la evoluci\u00f3n de esta situaci\u00f3n, ser\u00eda tal que as\u00ed:<\/p>\n\n\n\n

  • Llegan nuevos trabajadores, se pasa del excel de control de vacaciones a una app de control de presencia, se busca que sea sencilla, f\u00e1cil y en lo posible cheap or free\u2026<\/li>
  • A la tareas que controlabamos con notas o alertas en los correos, tenemos que distribuirlas en el nuevo equipo que se va formando, y cogemos alguna herramienta que nos ayude a gestionarlas, lo mismo que la anterior, f\u00e1cil, sencilla y cheap or free\u2026<\/li>
  • Seguimos creciendo, y a los proyectos tenemos que controlarlos mejor, otra vez, pasamos de nuestro diagrama de gantt en hoja de c\u00e1lculo, y buscamos herramienta, con suerte alguna de las otras dos que ya ten\u00edamos nos da esa opci\u00f3n, y ampliamos licencias de uso, o cogemos otra que se adapte mejor\u2026<\/li>
  • Para la emisi\u00f3n y recepci\u00f3n de facturas, o se contrata una gestor\u00eda, a la que por norma general se le pasa la informaci\u00f3n a medias o con cuentagotas y solo se acuerdan de ella antes de final de trimestre, cuando no queda otra que presentar impuestos\u2026 o visto lo visto, se contrata a una persona que lo gestione y una herramienta de facturaci\u00f3n y control de gastos\u2026<\/li>
  • Ah s\u00ed, y no nos olvidemos de lo m\u00e1s importante, el CRM, la captaci\u00f3n, atenci\u00f3n y comunicaci\u00f3n con el cliente, es uno de los engranajes principales de toda empresa, por lo que he aqu\u00ed otra herramienta indispensable.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    Todos estos procesos y evoluci\u00f3n, los vivimos directamente en Apache, junto con mis compa\u00f1eros, y en l\u00ednea con el inconformismo que nos caracteriza, siempre hemos ido adaptando las herramientas a la evoluci\u00f3n de la empresa, pero pasados dos o tres a\u00f1os, momento en que la empresa est\u00e1 empezando a tener cierta madurez, todo este proceso se resume en algo as\u00ed:<\/p>\n\n\n\n

    \"Image<\/figure><\/div>\n\n\n\n

    En este procedimiento, nos hemos dado cuenta de que algunas de las herramientas que ten\u00edamos fallaban en las conexiones entre s\u00ed, y que las posibles soluciones o integraciones eran muy costosas, despu\u00e9s de haber invertido tiempo y dinero en unos sistemas supuestamente \u00e1giles. Por ejemplo, nuestro ERP, Sage 200 Cloud, en la versi\u00f3n que nosotros tenemos, no tiene Apis abiertas para una posible integraci\u00f3n, por ejemplo, con nuestra herramienta de imputaci\u00f3n de horas, lo que dificulta la fluidez de los datos para la valoraci\u00f3n de los proyectos, nos dimos cuenta de la necesidad de adaptaci\u00f3n del sistema, por lo que nos pusimos trabajar en ello.<\/p>\n\n\n\n

    En las Startup o Pymes, no se suele reservar el suficiente presupuesto para invertir en Sistemas de Informaci\u00f3n, y nosotros tambi\u00e9n hemos pecado en eso, a\u00fan sabiendo lo necesario que es, pero a d\u00eda de hoy, hemos aprendido que si la empresa tiene unos procedimientos, o proyectos est\u00e1ndares, hay muchas herramientas y sistemas que no requieren de una gran inversi\u00f3n, y que son f\u00e1ciles de utilizar y con informaci\u00f3n muy visual, estos sistemas facilitan mucho las tareas del Controller, ya que en empresas peque\u00f1as perdemos mucho tiempo recabando informaci\u00f3n de diferentes fuentes y organiz\u00e1ndola. Sin embargo, si se requiere de alguna adaptaci\u00f3n especial, o funcionalidad diferentes de la est\u00e1ndar, es muy conveniente reservar el presupuesto necesario, para una correcto desarrollo e implantaci\u00f3n de los sistemas.<\/p>\n\n\n\n

    Controlando el descontrol, by the Finance Controller.<\/h3>\n\n\n\n

    Cuanto m\u00e1s conocimiento e informaci\u00f3n genera una empresa, m\u00e1s control necesita sobre sus datos y flujos de informaci\u00f3n, y organizarlos e interpretarlos se vuelve una tarea complicada, en la que interact\u00faan varios departamentos, por lo que nace la necesidad de tener a una persona encargada de unir estos datos, n\u00fameros e informes, y es en este momento cuando nos damos cuenta, de lo poco productivo que es sacar la informaci\u00f3n y llevarla de un sitio a otro, sin poder conectar las herramientas que se utilizaron, aqu\u00ed van algunos consejos o recomendaciones que hemos aprendido a base de prueba\/error a la hora de elegir la App\/herramienta\/SI que se vaya a utilizar, ya sea para un CRM, ERP, Proyectos, RRHH, etc.:<\/p>\n\n\n\n

    \"Image<\/figure><\/div>\n\n\n\n
    • La nomenclatura de los proyectos es muy importante a la hora de unir los datos, por lo que si tenemos varias herramientas, hay que procurar utilizar siempre la misma nomenclatura en todos los sistemas.<\/li>
    • Tener en cuenta, m\u00e1s que su coste, la utilidad y posibilidad de conectar con otras herramientas.<\/li>
    • El tiempo de implantaci\u00f3n y aprendizaje para el equipo, es muy importante, pero no por ahorrar tiempo hay que dejar de lado herramientas que tal vez, a medio\/largo plazo, nos pueden dar mucho m\u00e1s que una de f\u00e1cil utilidad y r\u00e1pida implantaci\u00f3n.<\/li>
    • Definir los \u201cquerys\u201d que necesitamos conocer, para definirlos, necesitamos hacernos preguntas como, \u00bfQu\u00e9 queremos medir? \u00bfCu\u00e1ndo queremos medirlo? \u00bfPara qu\u00e9 necesitamos medirlo? y procurar que el SI pueda darnos respuestas a las mismas.<\/li>
    • Asegurarnos de que pueda trabajar en un entorno online, para facilitar la conexi\u00f3n y trabajo desde cualquier lugar.<\/li>
    • En empresas por ejemplo de nuestro sector, Marketing y consultor\u00eda digital, se busca que los sistemas sean vers\u00e1tiles, ya que es un entorno muy cambiante y las empresas nos vamos adaptando a\u00f1o tras a\u00f1o, a nuevos retos, nuevas tecnolog\u00edas, innovaciones de mercado, etc., y es muy importante que esos SI puedan ir adapt\u00e1ndose con la empresa.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      Ventajas de implantar el Sistema de Informaci\u00f3n adecuado.<\/h2>\n\n\n\n

      Estas son algunas de las ventajas que tiene contar con un buen Sistema de informaci\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n

      • Agilidad en la toma de decisiones.<\/li>
      • Informaci\u00f3n siempre disponible y accesible.<\/li>
      • Fluidez en la comunicaci\u00f3n entre diferentes equipos.<\/li>
      • Comunicaci\u00f3n \u00e1gil, r\u00e1pida y clara con los clientes.<\/li>
      • Si el SI es en la nube, facilita la adaptaci\u00f3n a cualquier circunstancia de los empleados, si necesitan trabajar desde cualquier sitio que no sea la oficina, ya sea por viajes de negocios o circunstancias personales, o bien porque la empresa quiera implantar d\u00edas de teletrabajo.<\/li>
      • Si se trata de una innovaci\u00f3n para la empresa, es decir, una tecnolog\u00eda nueva que antes no ten\u00edan (IT), y la implantaci\u00f3n conlleva un gasto, tanto de consultor\u00eda externa como de horas de imputadas de trabajadores para la implantaci\u00f3n, excluido el pago de licencia, es deducible en el impuesto de sociedades.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

        De cara a la persona que va a gestionar la informaci\u00f3n y reportar a la direcci\u00f3n, es importante tener o desarrollar un buen conocimiento y dominio de herramientas, como Datastudio, Excel, Google sheets, Power BI, estas nos pueden ayudar a crear dashboard con la informaci\u00f3n m\u00e1s relevante, y al mismo tiempo jugar con diferentes escenarios, a la vez que planificar correctamente la interconexi\u00f3n entre sistemas, por eso yo misma, procuro cada d\u00eda aprender algo nuevo, y mejorar, eso significa tiempo y dedicaci\u00f3n, prueba y error constantemente.<\/p>\n\n\n\n

        Es muy importante que el Controller participe de la selecci\u00f3n, proyecto e implantaci\u00f3n de los SI de la empresa, en empresas mediana o grandes, suele haber haber equipos de IT que ser\u00edan quienes se encarguen de la implantaci\u00f3n, pero en el caso de las empresas peque\u00f1as, es m\u00e1s dif\u00edcil contar en exclusiva con un equipo que se pueda encargar, por lo que se convierte un trabajo de equipo, con el Controller y el responsable de IT.<\/p>\n\n\n\n

        Todo este procedimiento de implantaci\u00f3n de los sistemas de informaci\u00f3n necesarios, no se acaban con el desarrollo e implantaci\u00f3n de una o dos herramientas clave, si no que es una constante adaptaci\u00f3n a la evoluci\u00f3n de los sistemas y el mercado, por eso estamos actualmente desarrollando nuestro proyecto de integraci\u00f3n de un sistema unificado de CRM\/ERP, conectando el flujo de trabajo desde los proyectos hacia la facturaci\u00f3n, para la correcta confluencia de los datos, y que nuestra informaci\u00f3n sea cada vez m\u00e1s r\u00e1pida, clara y unificada. Sabemos que es fundamental para lograr mayor competitividad y rentabilidad como empresa.<\/p>\n","protected":false},"author":10,"featured_media":1082,"template":"","category_insight":[56],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/apachedigital.io\/en\/wp-json\/wp\/v2\/insight\/1075"}],"collection":[{"href":"https:\/\/apachedigital.io\/en\/wp-json\/wp\/v2\/insight"}],"about":[{"href":"https:\/\/apachedigital.io\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/insight"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/apachedigital.io\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/10"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/apachedigital.io\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1082"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/apachedigital.io\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1075"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category_insight","embeddable":true,"href":"https:\/\/apachedigital.io\/en\/wp-json\/wp\/v2\/category_insight?post=1075"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}