Empezar un nuevo trabajo puede ser emocionante, pero también puede ser muy estresante y abrumador, por eso, en Apache by LLYC hemos adoptado una figura cuya función principal consiste en ayudar a los nuevos colaboradores a familiarizarse con sus compañeros de trabajo, con la cultura, las herramientas, los beneficios, las políticas de empresa y con los diferentes procesos de la compañía, bajo el nombre de “Buddy”.
¿En qué consiste el Buddy Program?
Al proporcionar un Buddy a los nuevos colaboradores conseguimos un onboarding asistido que asegura que el nuevo empleado tenga alguien con quien hablar, a quien preguntar y con quien compartir sus inquietudes, lo cual, va a ser muy importante en las primeras semanas. Además de ofrecernos un impacto positivo en la retención, también mejora la velocidad de la productividad.
Hay que tener en cuenta que aunque dispongamos de un manual del empleado que sienta las bases del onboarding, un Buddy va un paso más allá y además de ofrecer disponibilidad total para resolver dudas y hacer más suave los primeros días, nos aporta una comprensión más humana de la cultura organizacional.
En diferentes estudios realizados en compañías como Microsoft donde utilizan un programa Buddy se ha visto que existe una fuerte correlación entre las reuniones 1:1 con los Buddies y la percepción de los nuevos empleados sobre su velocidad de productividad. El 56% de los nuevos colaboradores que se reunieron con su Buddy al menos una vez en sus primeros 90 días contribuyeron «mucho más» al éxito de su equipo.
Los colaboradores que tuvieron un Buddy en su onboarding informan de una mayor satisfacción: Estaban un 23% más satisfechos después de la primera semana en el trabajo. A los 90 días, los que tenían Buddy informaron de un aumento del 36% en la satisfacción.
En nuestro caso pasamos una encuesta para valorar el programa y estos son algunos de los resultados que obtuvimos:
De todos los participantes en el programa, el 100% consideran haber recibido respuesta a sus preguntas y necesidades, así mismo recomendaban el programa a los nuevos colaboradores
¿Cómo poner en marcha el Buddy Program?
Para implementar correctamente un Buddy program, debes seguir una serie de pasos, en primer lugar:
1. Definir cómo debe ser un Buddy:
Los Buddies deben ser colaboradores que entiendan y transmitan los valores de la compañía y ayude a inculcar un sentimiento de orgullo y lealtad en los nuevos colaboradores.
- Tienen sentido del compañerismo.
- Son pacientes.
- Tienen iniciativa
- Demuestra una excelente capacidad de comunicación y trabaja bien con los demás
- Dispone de tiempo suficiente para cumplir con su función de Buddy
- Llevan mínimo 6 meses en la empresa por lo que conocen las diferentes estructuras y áreas de la compañía y saben como funcionan todas las herramientas perfectamente.
- Pertenecen a un área distinta al de la persona que entra.
2. Determinar las funciones que van a tener que cumplir los Buddies:
- Enseñar, así como, explicar tareas desconocidas, uso de herramientas, etc.
- Atender a las preguntas y dudas que tenga el nuevo colaborador.
- Explicar cómo obtener material de oficina.
- Socializar al nuevo colaborador en las pautas, normas, cultura y directrices no escritas de la empresa.
- Compartir ideas sobre cómo se hacen las cosas en la organización, cómo se organizan los equipos, que medios de comunicación usan y para qué sirven cada uno.
- Involucrar al nuevo empleado en actividades sociales o informales, como por ejemplo incluirle en el whatsapp o avisarle de reuniones afterwork.
3. Establecer las etapas del programa
A. Antes de la entrada del nuevo colaborador:
-Seleccionar a su Buddy
-Enviar mail al Buddy con la información completa del programa y las tareas a realizar por tiempo:
B. El primer día del nuevo empleado
-Durante vuestro 1:1 explicale tu función, conoceros y aportar información útil o responder las primeras dudas.
-Confirma y planifica con él/ella los próximos días que os vais a reunir tanto presencial como online.
-Muestrale donde puede sacar dinero, desayunar o tomar un buen café por la zona.
-Dale tu contacto de empresa (mail, móvil, google chat, etc.) para que pueda ponerse en contacto contigo directamente.
– Añadele al grupo de whatsapp de empresa, en el caso de que quiera.
Primeras semanas
-Muestra al nuevo colaborador el organigrama de la empresa y hazle una introducción de todos los compañeros, directores y socios.
-Comparte información sobre ti mismo, quién eres, qué has estudiado, cuánto llevas en la compañía, que te gusta hacer en tu tiempo libre, familia, series, libros o películas favoritas, etc.
-Escucha y aprende sobre los antecedentes e intereses del nuevo colaborador y encuentra un punto común entre vosotros.
-Explícale todos los beneficios que tiene como empleado, retribución flexible, inglés, eventos, actividades, etc.
-Ten a mano una lista con los principales correos para pedir material de oficina o a quien trasladar incidencias de IT.
-Resuelve todas las dudas que tenga sobre cómo manejar las diferentes herramientas de trabajo (Google Calendar, Click Up, SSFF, etc. )
Primeros 6 meses
-Llévate al nuevo empleado a comer a la oficina y muestrale los restaurantes que tiene cerca. (una vez pagamos nosotros).
-Mantiene reuniones informales para ver que tal va en su puesto, resolver nuevas dudas y escucharle.
-Envia recordatorios al Buddy al mes y a los 60 días para que escriba a su Buddy y mantenga el contacto.
Enviar la encuesta de satisfacción con el programa
Todo programa que se ponga en marcha debe ser revisado y analizado cada cierto tiempo para poder comprobar que está cumpliendo con los objetivos que nos hemos propuesto. Así mismo podemos ver que cosas no se están haciendo y en qué podemos mejorar de cara a las nuevas incorporaciones.
Encuesta para los nuevos colaboradores:
¿Tu buddy se reunió contigo en la primera semana de tu entrada?
¿Con qué frecuencia os reunís tú y tu Buddy?
¿Os habéis reunido tú y tu buddy en la oficina?
¿Crees que tu buddy te ha ayudado en la adaptación a la compañía estos primeros meses?
¿Ha respondido tu buddy a tus preguntas y necesidades?
¿Consideras que has establecido una buena relación con tu buddy?
¿Has recibido lo que esperabas de la relación con tu buddy?
¿Recomendarías el programa buddy a los compañeros que entren nuevos?
¿En qué puede mejorar el programa buddy?
Encuesta para los Buddies:
¿Cómo de satisfecho te sientes con tu participación en el programa Buddy?
¿Has dispuesto del tiempo necesario para poder cumplir con tus funciones como Buddy?
¿Has sentido que participar en el programa Buddy ha tenido un impacto positivo en ti?
¿Hay algo del programa Buddy que consideras que debería mejorar?
¿Recomiendas participar como Buddy al resto de compañeros?
¿Te apuntarás como voluntario de nuevo para ser Buddy?
¿Qué aporta el Buddy Program a la organización?
- Contribuye a tener un excelente onboarding para los nuevos colaboradores.
- Hace que las personas que entran a formar parte de la organización se sientan acompañadas y se relacionen con los nuevos compañeros.
- Ayuda a orientar a los nuevos colaboradores en sus primeras semanas.
- Mejora la retención, la satisfacción y la productividad de los nuevos colaboradores.
- Permite al Buddy mejorar en sus habilidades de comunicación y liderazgo, así como comprender mejor la estructura, los procesos y la cultura de la compañía.
- Proporciona el apoyo necesario para mantener un buen onboarding en entornos remotos.
