La experiencia de Apache con los sistemas de información

Si la información fluye, influye…

“Toda información es importante si está conectada a otra.” Umberto Eco.

Las empresas son poseedoras de gran cantidad de información, datos, números y estadísticas, que muchas veces se quedan guardadas en un sistema, o en un simple informe, que por sí solo, no dice nada. Utilizamos varias aplicaciones y herramientas, que nos permiten realizar el trabajo del día a día, sacar informes puntuales, facturar, imputar horas, presentar impuestos, gestionar clientes, etc., pero a la hora de analizar toda la información que generamos en el día a día, se nos presenta el problema de cómo integrar todos los sistemas de información (SI) que utilizamos, y los datos que generamos con los mismos…

Lo primero, vamos a definir, qué son los sistemas de información. Los SI son un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común. Ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización.

Estos sistemas, se clasifican en base a la pirámide jerárquica organizacional, según su función, o el usuario final al que vayan destinados.

Para no entrar en definiciones, ya que en este artículo quiero dar los nombre y términos más comunes, del día a día empresarial en el entorno de las PYMES, la clasificación de estos sistemas, se puede resumir en el siguiente gráfico.

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Cómo el espíritu inconformista e innovador de Apache se refleja también en los procesos internos.

Por norma general, cuando se crea una empresa, Startup o Pyme, lo más común es que desde el inicio, se gestionan los datos y flujo de trabajo en hojas de cálculos o diferentes herramientas sencillas para gestión de tareas, muy útiles por cierto, pero según va creciendo, se va generando la necesidad de controlar y abarcar más información, y la evolución de esta situación, sería tal que así:

  • Llegan nuevos trabajadores, se pasa del excel de control de vacaciones a una app de control de presencia, se busca que sea sencilla, fácil y en lo posible cheap or free…
  • A la tareas que controlabamos con notas o alertas en los correos, tenemos que distribuirlas en el nuevo equipo que se va formando, y cogemos alguna herramienta que nos ayude a gestionarlas, lo mismo que la anterior, fácil, sencilla y cheap or free…
  • Seguimos creciendo, y a los proyectos tenemos que controlarlos mejor, otra vez, pasamos de nuestro diagrama de gantt en hoja de cálculo, y buscamos herramienta, con suerte alguna de las otras dos que ya teníamos nos da esa opción, y ampliamos licencias de uso, o cogemos otra que se adapte mejor…
  • Para la emisión y recepción de facturas, o se contrata una gestoría, a la que por norma general se le pasa la información a medias o con cuentagotas y solo se acuerdan de ella antes de final de trimestre, cuando no queda otra que presentar impuestos… o visto lo visto, se contrata a una persona que lo gestione y una herramienta de facturación y control de gastos…
  • Ah sí, y no nos olvidemos de lo más importante, el CRM, la captación, atención y comunicación con el cliente, es uno de los engranajes principales de toda empresa, por lo que he aquí otra herramienta indispensable.

Todos estos procesos y evolución, los vivimos directamente en Apache, junto con mis compañeros, y en línea con el inconformismo que nos caracteriza, siempre hemos ido adaptando las herramientas a la evolución de la empresa, pero pasados dos o tres años, momento en que la empresa está empezando a tener cierta madurez, todo este proceso se resume en algo así:

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En este procedimiento, nos hemos dado cuenta de que algunas de las herramientas que teníamos fallaban en las conexiones entre sí, y que las posibles soluciones o integraciones eran muy costosas, después de haber invertido tiempo y dinero en unos sistemas supuestamente ágiles. Por ejemplo, nuestro ERP, Sage 200 Cloud, en la versión que nosotros tenemos, no tiene Apis abiertas para una posible integración, por ejemplo, con nuestra herramienta de imputación de horas, lo que dificulta la fluidez de los datos para la valoración de los proyectos, nos dimos cuenta de la necesidad de adaptación del sistema, por lo que nos pusimos trabajar en ello.

En las Startup o Pymes, no se suele reservar el suficiente presupuesto para invertir en Sistemas de Información, y nosotros también hemos pecado en eso, aún sabiendo lo necesario que es, pero a día de hoy, hemos aprendido que si la empresa tiene unos procedimientos, o proyectos estándares, hay muchas herramientas y sistemas que no requieren de una gran inversión, y que son fáciles de utilizar y con información muy visual, estos sistemas facilitan mucho las tareas del Controller, ya que en empresas pequeñas perdemos mucho tiempo recabando información de diferentes fuentes y organizándola. Sin embargo, si se requiere de alguna adaptación especial, o funcionalidad diferentes de la estándar, es muy conveniente reservar el presupuesto necesario, para una correcto desarrollo e implantación de los sistemas.

Controlando el descontrol, by the Finance Controller.

Cuanto más conocimiento e información genera una empresa, más control necesita sobre sus datos y flujos de información, y organizarlos e interpretarlos se vuelve una tarea complicada, en la que interactúan varios departamentos, por lo que nace la necesidad de tener a una persona encargada de unir estos datos, números e informes, y es en este momento cuando nos damos cuenta, de lo poco productivo que es sacar la información y llevarla de un sitio a otro, sin poder conectar las herramientas que se utilizaron, aquí van algunos consejos o recomendaciones que hemos aprendido a base de prueba/error a la hora de elegir la App/herramienta/SI que se vaya a utilizar, ya sea para un CRM, ERP, Proyectos, RRHH, etc.:

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  • La nomenclatura de los proyectos es muy importante a la hora de unir los datos, por lo que si tenemos varias herramientas, hay que procurar utilizar siempre la misma nomenclatura en todos los sistemas.
  • Tener en cuenta, más que su coste, la utilidad y posibilidad de conectar con otras herramientas.
  • El tiempo de implantación y aprendizaje para el equipo, es muy importante, pero no por ahorrar tiempo hay que dejar de lado herramientas que tal vez, a medio/largo plazo, nos pueden dar mucho más que una de fácil utilidad y rápida implantación.
  • Definir los “querys” que necesitamos conocer, para definirlos, necesitamos hacernos preguntas como, ¿Qué queremos medir? ¿Cuándo queremos medirlo? ¿Para qué necesitamos medirlo? y procurar que el SI pueda darnos respuestas a las mismas.
  • Asegurarnos de que pueda trabajar en un entorno online, para facilitar la conexión y trabajo desde cualquier lugar.
  • En empresas por ejemplo de nuestro sector, Marketing y consultoría digital, se busca que los sistemas sean versátiles, ya que es un entorno muy cambiante y las empresas nos vamos adaptando año tras año, a nuevos retos, nuevas tecnologías, innovaciones de mercado, etc., y es muy importante que esos SI puedan ir adaptándose con la empresa.

Ventajas de implantar el Sistema de Información adecuado.

Estas son algunas de las ventajas que tiene contar con un buen Sistema de información:

  • Agilidad en la toma de decisiones.
  • Información siempre disponible y accesible.
  • Fluidez en la comunicación entre diferentes equipos.
  • Comunicación ágil, rápida y clara con los clientes.
  • Si el SI es en la nube, facilita la adaptación a cualquier circunstancia de los empleados, si necesitan trabajar desde cualquier sitio que no sea la oficina, ya sea por viajes de negocios o circunstancias personales, o bien porque la empresa quiera implantar días de teletrabajo.
  • Si se trata de una innovación para la empresa, es decir, una tecnología nueva que antes no tenían (IT), y la implantación conlleva un gasto, tanto de consultoría externa como de horas de imputadas de trabajadores para la implantación, excluido el pago de licencia, es deducible en el impuesto de sociedades.

De cara a la persona que va a gestionar la información y reportar a la dirección, es importante tener o desarrollar un buen conocimiento y dominio de herramientas, como Datastudio, Excel, Google sheets, Power BI, estas nos pueden ayudar a crear dashboard con la información más relevante, y al mismo tiempo jugar con diferentes escenarios, a la vez que planificar correctamente la interconexión entre sistemas, por eso yo misma, procuro cada día aprender algo nuevo, y mejorar, eso significa tiempo y dedicación, prueba y error constantemente.

Es muy importante que el Controller participe de la selección, proyecto e implantación de los SI de la empresa, en empresas mediana o grandes, suele haber haber equipos de IT que serían quienes se encarguen de la implantación, pero en el caso de las empresas pequeñas, es más difícil contar en exclusiva con un equipo que se pueda encargar, por lo que se convierte un trabajo de equipo, con el Controller y el responsable de IT.

Todo este procedimiento de implantación de los sistemas de información necesarios, no se acaban con el desarrollo e implantación de una o dos herramientas clave, si no que es una constante adaptación a la evolución de los sistemas y el mercado, por eso estamos actualmente desarrollando nuestro proyecto de integración de un sistema unificado de CRM/ERP, conectando el flujo de trabajo desde los proyectos hacia la facturación, para la correcta confluencia de los datos, y que nuestra información sea cada vez más rápida, clara y unificada. Sabemos que es fundamental para lograr mayor competitividad y rentabilidad como empresa.

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