Captar talento cada vez es más complejo, por ello, una vez encontrada la persona adecuada para el puesto que estabas buscando, es muy importante integrarla en la compañía de la manera correcta, haciéndola sentir parte del proyecto en el que se ha embarcado y en el que ha depositado su confianza y futuro profesional.
El proceso de onboarding proporciona esa integración del nuevo talento en la empresa y desde las áreas de People & Culture somos responsables de que ese proceso tenga los pasos necesarios para obtener los mejores resultados.
¿Qué es el onboarding?
El onboarding es el proceso que facilita la entrada e integración de los nuevos miembros de la empresa con el objetivo de conseguir que se sientan bienvenidos, cómodos y parte de la organización. De esta manera se reduce el tiempo de integración en sus puestos y se reafirma la elección que han tomado al decidir venir a nuestra compañía.
Fases del proceso de onboarding
Para que el proceso de onboarding se realice con éxito se necesita de una buena preparación en todas sus fases que nos permita adelantarnos a las necesidades de la nueva incorporación.
¿Qué debemos tener en cuenta y en qué consisten estas fases?
Antes de la incorporación:
- Proceso de selección: el proceso de onboarding comienza desde la selección de talento. Trasladar nuestros valores, las funciones del puesto e información relevante (flexibilidad, beneficios, horario, etc) favorece a saber que la persona que se incorpora está de verdad interesada y es nuestro candidato o candidata perfecto, ya que tendrá toda la información necesaria para poder tomar la decisión.
- Oferta aceptada: una vez que la persona acepta la oferta laboral tenemos la responsabilidad de que reciba toda la información que precisa para su incorporación.
- Información sobre el primer día: unos días antes de la incorporación se debe informar a la persona sobre cómo será su primer día:
- Horario y agenda del día
- Quién le recibe
- Qué va a hacer
- Qué hacer a la hora de la comida
- Personas con las que va a interactuar
- Información a tener en cuenta, como por ejemplo si debe traer mochila para guardar lo que se le dé el primer día o el dresscode
Primer día
El primer día suele ser un momento en el que nuestra nueva incorporación está nerviosa y expectante sobre qué se va a encontrar. Es importante ser previsor y tener todo listo para su llegada, dar una atención personalizada para que la persona se sienta lo más cómoda posible, mostrarse cercano y dar espacio a todas sus dudas, ya que el primer día se suele trasladar mucha información. Debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Logística:
- Equipos informáticos listos
- Usuario dado de alta en las plataformas necesarias de la empresa
- Documentos para firma
- Presentación sobre:
- Empresa
- Valores
- Departamentos
- Políticas internas
- Puntos de contacto en caso de duda
- Welcome pack
- Manual del empleado
- Explicación de las herramientas de gestión de recursos humanos
- Presentación al equipo
- Enseñar las oficinas y su funcionamiento
Seguimiento
El proceso de onboarding no termina tras el primer día y hacer seguimiento sobre cómo transcurren las siguientes semanas y meses es muy importante para asegurarnos de que la nueva incorporación tiene todo lo que necesita, si está a gusto y si podemos hacer algo por ella.
Tener un calendario claro sobre las siguientes semanas y reuniones de seguimiento que marquen los hitos del proceso, nos facilitará obtener la información que precisamos para saber si el onboarding ha sido realizado con éxito.
Medición
Además de hacer seguimiento mediante reuniones que nos permitan obtener la información cualitativa, es muy importante que podamos tener el dato de satisfacción de las personas incorporadas en la compañía.
Una herramienta muy útil para ello son las encuestas ya que gracias a la información obtenida a través de ellas podemos saber los puntos fuertes y de mejora de nuestro proceso de onboarding para tomar las decisiones y medidas que hagan falta.
Cómo lo hacemos en Apache
En Apache ponemos especial atención a nuestro proceso de onboarding puesto que queremos que la experiencia de los nuevos apaches sea siempre la mejor posible.
Para ello, antes del primer día, siempre comunicamos todo lo que se necesita saber para ese momento y hacemos un acompañamiento personalizado el día de la incorporación.
Tras ésto llevamos un seguimiento durante los tres meses siguientes:
- Seguimiento 1: sucede tras la primera semana de la incorporación. En él nos centramos en si la persona tiene todo lo necesario para realizar su trabajo, si ha recibido toda la información que le hacía falta y si tiene alguna duda respecto a los primeros días. En este momento mandamos una encuesta para medir la satisfacción en este punto.
- Seguimiento 2: sucede tras las tres primeras semanas de la incorporación. La persona trabajadora va asentando poco a poco toda la información de las primeras semanas, entendiendo el funcionamiento de la empresa y sus funciones. Aquí nos aseguramos sobre si la posición es lo que esperaba cuando aceptó la oferta, si tiene alguna dificultad en la que podamos ayudar y qué tal con su equipo y resto de compañeros.
- Seguimiento 3: sucede a los tres meses de la incorporación. En este momento la persona ya comprende cuáles son sus funciones, los flujos de trabajo, las relaciones intra e interdepartamentales y si está satisfecho con el cambio. En este punto volvemos a enviar una nueva encuesta para medir todos estos aspectos. Cuando ésta se realiza damos el proceso de onboarding por finalizado ya que su integración en la empresa es completa tras este periodo.
Después de la primera semana de incorporación en Apache tenemos una puntuación de 4,6 sobre 5 por parte de nuestros nuevos trabajadores; y una puntuación de 4,7 sobre 5 tras los tres primeros meses con nosotros, lo que nos permite decir que nuestros nuevos miembros de la tribu están muy satisfechos con su cambio e incorporación con nosotros, algo de lo que nos sentimos muy orgullosos desde Apache y en lo que trabajamos día a día para que se siga manteniendo así.
